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    有效沟通在海外项目管理中的应用.docx

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    有效沟通在海外项目管理中的应用.docx

    有效沟通在海外项目管理中的应用 摘要随着涉外项目的逐年增多,传统的管理方式、施工组织方式大受制约,分析总结发现沟通障碍是阻碍各涉外项目的生产效率的一个重要因素,通过客观细致分析各涉外项目的沟通障碍特点和现状,本文有针对性的提出了一套外在、内在相结合的细分有效沟通方法,快速、全面的提高了各涉外项目的生产效率,节约了大量成本,并树立了物探铁军的国际良好形象,为赢得更多涉外项目奠定了基础。 关键词 涉外项目 施工组织 沟通障碍 生产效率 实施效果 一、问题的提出 纵观近几年物探市场,沟通对于有效的组织生产至关重要。尤其是国际市场,沙特、伊朗、吉尔吉斯、哈萨克斯坦、蒙古都取得骄人战绩的同时,国际项目的沟通顺畅问题,已日渐凸显。技术服务、生产质量、管理机制、后勤保障能否与国际接轨,这几大方面无不阻碍着我物探国际市场的良性发展,首当其冲的语言障碍,其成为影响与甲方、监督、合作方,甚至与当地民众之间的沟通的重要因素,其次是由于沟通不及时、不顺畅导致影响整个项目的运作。因此,如何建立起一个及时、高效的沟通管理机制,自然而然迫切需要我们思考、总结。 二、沟通的目的 管理大师余世维先生说到“沟通其实不是一种本能,他是一种能力,不是生下来就具备,而是训练出来的。” 看似很简答的沟通,总结起来,主要有以下几个目的 1. 控制成员的行为,让手下知道事情应怎么做。 2. 激励员工,改善我们工作的绩效。 3. 表达一个情感,表达工作情感上的一种满足或失败。 4. 流通信息,上级对下级及时通告,下级对上级及时反馈。 5. 调整心态。使大家以积极的心态去面对任务。 沟通过程的关键讲话的人讲给别人听,怎么讲听的人要怎么去听这就需要技巧、态度、知识,甚至文化背景。 三、沟通的障碍及现状分析 结合国际项目运作的特性,沟通障碍可分为外在和内在两个方面,外在沟通障碍指的是与自身队伍之外的交流问题,包括海关、当地政府、甲方、监督、合作方等。内在沟通障碍是指自身队伍内部交流与协调障碍。 我们各自归结为以下几点 一 外在沟通障碍 1. 文化差异。我们项目在不同的国家之间的就有不同风俗习惯、宗教信仰、人文差别。 2. 语言障碍。国际项目虽然通用英语,但项目所在地我们遇到波斯语、俄语、新蒙语等当地语言,一般施工,我们需要雇佣大量当地劳工和一些管理人员,不得不使用当地语言。 3. 政策法规差异。在不同的国家施工,当地国家的政策法规与国内差别甚大,尤其是国外的环保、劳动方面的法规,相对非常齐全。 4. 公司文化不同。甲方有当地的,也有第三方国家的,合作方一般为当地公司,这三者之间存在的文化差异相当大。 5. 饮食习惯。我们自己人员习惯中餐,但一般监督、甲方、合作方最多的时候来自好几个国家,各有各的饮食习惯。如何都兼顾到 二 内在沟通障碍 1. 地位的差异。一般来说,由上向下沟通比较快,很容易,而由下往上沟通则没那么容易,这不仅仅因为我们的单位体制,很多大公司都这样,加上我们物探项目施工组织的特殊性,上下级很长时间根本就不在一起,只用通过电台、电话等方式沟通,很容易使沟通形成一种障碍。 2. 指令来源的可信度。由于国外施工过程中,遇到的,诸如当地政策法规、风俗习惯、生活饮食习惯、管理模式,等各种突发因素很多,导致管理人员很难考虑的非常周全,经常做出的决定,需要临时更改,甚至更改多次,这就势必导致下达的命令,给人可信度不高的感觉,即便考虑很周全的,下面也会不由自觉的认为可信度不高,执行过程中自然大打折扣。 3. 认知的偏误。工作沟通中很多人都易带着一种偏见,比如测量班组只擅长测量,仪器班组只擅长放炮,跨班组交流存在误解。 4. 过去的经验。管理、生产过程中,有意无意会说到、用到我的经验,而涉外项目的具体情况与以往国内项目运作、做法可能完全不一样。 5. 情绪的影响。由于物探项目的特殊性,尤其是涉外项目,工期长,遇到的特殊情况多,劳动强度大,生活不适应、气候不适应、文化不适应等等,都极易导致情绪变化大,不良情绪带到施工中,也会很大程度影响沟通效果。 四、外在、内在相结合的细分有效沟通方法 针对涉外项目,通过对沟通障碍以及所遇到的现状,梳理、分析、总结出了一套针对性较强的有效沟通方法,并展开培训,同时日常工作中采取时时互相提醒、共同提高的模式,目的只有一个,让大家用简短的话语,客观、有的放矢的提高沟通能力和技巧,从而圆满完成涉外项目的施工。 一 外在有效沟通 1、针对所去往施工国家的不同,我们从到达之初,就从网络、书籍等各中渠道,了解、学习该国的政策法规、风俗习惯、宗教信仰、人文差别以及饮食习惯,做到项目运作过程中,每位参战人员心中有数。 2、涉外项目运行之前,在国内就集中培训好英语的听说读写能力,并针对不同的岗位,各有侧重,采取多种渠道,比如国内招聘,或当地招聘精通当地语言的翻译,便于与甲方、监督、合作方、当地劳工及当地管理人员之间顺畅沟通。 3、重点培训野外一线施工人员,兼顾大驻地人员,当地国家的环保知识。 4、从合同入手,收集甲方公司文化、管理方式、机构体制等信息,包括监督的信息,以便项目运行自始至终高效率沟通,避免因为不够了解,沟通不畅,而耽误生产质量、施工周期。 5、针对饮食习惯的不同。我们做到分餐制,甚至分食堂,兼顾到监督、甲方、合作方,最好良好的后勤保障工作,以保障各方都有良好的身体状况和心情投入到生产中来。 二 内在有效沟通 1、多渠道沟通。采取组建局域网络、一起就餐、自助餐等便利沟通环境,拉近队委领导与员工之间的空间、心理距离,整个队伍营造出一个大家庭的氛围,达到了开会敢说,平时简短话语直说的便捷沟通通径。 2、指令准确。针对诸如当地政策法规、风俗习惯、生活饮食习惯、管理模式,等各种突发因素,全部参战人员通过分析具体情况、及时反馈,采取群策群力的办法,令下达的绝大部分指令都考虑的比较周全,令行禁止,大大提高了执行力。 3、加强各班组的横向沟通,博采众长,互帮互助,不仅使各班组得到提高,通过这种横向沟通,同时大大提升了整体战斗力。 4、根据涉外项目的具体情况,做到具体问题具体分析,制定出针对性极强的、充分适合当地施工的高质量、高效率施工方式方法。 5、针对涉外项目工期长、特殊情况多、劳动强度大、生活不适应、气候不适应、文化不适应等等状况,全力做好后勤保障,比如配备中国厨师、架设卫星电视和因特网,丰富员工生活,发放电话卡,确保经常能与亲人联络,采取多劳多得、奖惩并用等办法,让员工每天都有个愉快的心情工作,从源头扼制不良情绪带到施工中来,同时大大提高了沟通效果。 三 开会沟通模式 针对我们物探项目各班组比较分散,比如测量、打井、放线、放炮几个班组经常在小驻地或野外,施工、现场处理、后勤班组一般都在大驻地,加上涉外项目的诸多限制及特殊性,即时总结、传达信息的不便利,如何珍惜难得的开会机会,开好一次会,显得尤为重要,因此,通过分析开会的通病(事先没讲清楚,事先没有准备进去就随便讲话,大家也没兴趣表决,开完会也没人去管),结合我们的涉外项目的具体状况,总结出了一套切实可行的方法 1、谁参加。分随意参加人员和必须参加人员两种,随意参加人员只想听会议中的一个部分内容,必须参加人员一定发言。 2、谁主持。项目领导不是什么会都主持,会场有三种人,一是主持人,一般由队长担任,二是项目经理,三是导言人,负责主持会议、维持制序,导言人才是发言人,项目经理不需要那么劳累,训练各班组负责人讲话,而不是替他们工作。 3、谁控制。主持人控制秩序、时间,时间到,下去,讲不完等会开完再讲,全部的讲完你留下慢慢讲,时间要分配好每个班组,项目经理控制全场,但首先是沉默。 4、谁发言。底下的人先讲,由下而上,野外一线施工人员先发言,由外而内。 5、谁负责和谁追踪。会议结束以前要知道会谁负责,谁追踪,没有此人,不准散会,项目经理只负责决策,追踪和负责人的名字写在会议记录里面,否则不能散会,一般谁招集会议谁负责。 6、谁结论。没有更好的方法就用主持人的方法,问其他人有没有如果都没有,项目经理决断。 在涉外地震勘探项目中,沟通是一切行动的前提。主要突出表现在人文环境和社会环境,建立有效沟通机制,面对涉外项目的特殊性,为了确保生产,使每一个指令能够准确无误的下达,通过近几年来涉外项目的不断探索与实践,我们主要采取以下培训模式对各班组进行定期培训,使每一个员工都能了解指令下达流程,做到无障碍沟通。 下面以2007-2010年度伊朗ZELOI山地三维项目为例简要说明培训计划的制定 ZELOI 3D山地项目属于伊朗NISOC(南伊朗油田)公司,南伊朗油田为伊朗目前最大的油田,隶属于伊朗国家石油公司(NIOC),其业务非常广泛,涉及采油、管道、炼化、勘探等,市场业务非常活跃。各项业务开展非常规范,有非常专业的技术管理人员,对施工技术、施工质量、设备管理特别是对HSE管理要求特别严格。2006年4月,物探公司接到NISOC(南伊朗油田)的邀标函,以当时伊朗项目部的资质与一家伊朗当地公司联合参与投标,参与该项目投标的公司有OESC(伊朗公司)、DANA(伊朗公司)、 BGP、辽河、GRC(伊朗公司)CGG合资公司,2006年11月,NISOC(南伊朗油田)正式以中标函形式通知公司中标该区块的三维地震勘探项目。 ZELOI地区位于伊朗胡齐斯坦(KHUZESTAN省境内,距离该省省会阿瓦士AHWAZ市120公里左右。另一城市安迪梅什克ANDIMESHK东南150公里左右。满次面积485.6km2,施工面积 785.7km2。工区内的道路状况较好,交通便利,工区内只有一个较大的村镇,另外分布着十几个很小的村庄,西北部有条较宽的河流。在工区的西北部只有20的地形较为平坦,可使用可控震源,但其余80的地形复杂,为山地,需要直升机的支持运载采集设备和钻机设备。工区内气候有明显的雨季和旱季之分,雨季从每年11月至次年的4月,其中12月-2月雨水大,此季节最高气温在20度左右,最低气温在零下5度左右,5月-10月为旱季,几乎不下雨,此季节天气非常炎热,气温高达50度以上,而且有潮湿闷热,该地区是伊朗气候有名的高温闷热地区之一。 甲方提供了四种采集方法 参数 方法1 方法2 方法3 方法4 道距(m) 50 50 50 50 炮点距(m) 50 50 50 50 接收线距(m) 400 400 400 400 炮线距(m) 400 400 400 400 接收道数/线 208 208 208 208 接收线数/束 12 12 12 14 滚动线数 1 3 6 1 纵向覆盖次数 13 13 13 13 横向覆盖次数 6 6 6 7 井深(m) 20 20 20 20 药量(kg) 20 20 20 20 震源参数 4台扫描长度14s 4台扫描长度14s 4台扫描长度14s 4台扫描长度14s 总接收点数 39553 40531 总炮数 36860 37328 针对甲方给定的四种采集方法,需要技术层面的有效沟通,通过结合工区的实际情况,选择了既有利于施工,又能保证地质任务完成的方法2为本区的采集方法。,这个项目运作过程中需克服各种复杂地表下检波器的放置、井位偏移合理、各工序协作,大量当地劳工,伊朗经济泡沫、政策多变等沟通障碍,通过加强与甲方、驻队监督和合作方PARSKANI的有效沟通,结合本工区的特点制订了培训计划。 1、施工前培训 序号 培训科目 培训对象 培训时间 主办 单位 1 安全生产法律法规及相关地震勘探山区施工注意的问题、应对措施。 全员 2007.6-7月 安全监督 2 各工序的质量要求 全员 2007.6-7月 QC 3 地震勘探工专业知识、操作技能 地震队一线班组长及地震勘探工岗位操作人员 2007.6-7月 QC 放线班 4 ZELOI 3D山地项目地震采集施工方法及要点 技术副队长、施工员、质管员及相关班组长 2007.6-7月 项目监督 5 机械常识、山地钻设备、震源设备的维修保养知识 震源、山地钻修理工,各钻井组组长 2007.6-7月 钻机班 施工前培训采取理论与实践相结合的原则,重点让外籍员工知道该干什么、怎样去干。结合岗位职责和地震勘探基础理论为基础,建立起野外施工整体轮廓,自己所处的位置,每天的工作顺序、流程以及与相邻班组的关系等。 2、施工中培训 施工中培训,重点以实战为主。使外籍员工明白各个工作岗位如何配合,掌握工作技巧,怎样确保各个环节的工作质量,提高采集质量和生产效率。 五、 效益分析 (一) 经济效益分析 自应用有效沟通方法以来,我们公司海外项目内、外在沟通都更加顺畅。在这里,我们仅以伊朗几年先后运作的几个项目来计算所取得的经济回报 2007-2010年度伊朗ZELOI山地三维项目降低废炮率通过测量、钻机、施工、现场处理及爆炸班组的内在有效沟通,整个项目的废炮率大大降低,以每炮5千元人民币来计算的话,每束测线平均少废30炮,总共37束线测线,则可大约节约资金(5000元*30炮*37束555万元)。 2005年度两伊边境的Tang-E-Bijar山地二维地震勘探项目与海关、当地政府、甲方、监督、合作方等有关方的有效沟通,整个项目工期大大缩短,以每天20万的运行成本来计算的话,项目工期缩短60天,则可大约节约资金(20万元*60天1200万元)。 2002年度伊朗南部KHESHT山地三维项目与海关、当地政府、甲方、监督、合作方等有关方的有效沟通,整个项目工期缩短30天,以每天30万的运行成本来计算的话,则可大约节约资金(30万元*30天900万元)。 (二) 社会效益分析 地震队在响应油田及公司实施“走出去”的战略,连续征战伊朗,并取得了可喜的成绩,树立了物探的品牌形象。2005年度两伊边境的Tang-E-Bijar山地二维地震勘探项目及2002年度伊朗南部KHESHT山地三维项目均被伊朗国家石油公司授予为“优质工程”荣誉称号。 六、 结语 地震勘探野外施工质量不仅要重视某个“点”或“几个点”的管理,更要注意“面”的管理,“全过程”的管理,质量不仅是静态管理,更重要的是动态管理。有效沟通使得整个工程的参与单位形成合力,实现了多方资源共享、利益共赢。管理是通过人来掌握的,以人为本的技术质量创新----即企业素质、人力资源的开发,必然造成企业缺乏发展动力。,全面质量管理是以全员的技术质量创新,没有有效的沟通就没有采集质量的保证。,通过管理创新,提高人员之间的沟通效率,使地震勘探野外采集工作具有竞争力、凝聚力,形成强大内在潜力机制,为提高采集质量,为物探事业生存和发展奠定坚实的基础。

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